Si të shkruani një letër të mbuluar në dokumentet?

Kur shërbimi - veçanërisht të largët - sipërmarrës zakonisht dërgon një sërë dokumentesh. Kjo mund të jetë aktet e pranimit dhe transmetimit, paketim rrëshqet, faturat, faturat korrigjuese, ofertë. Në rast se pala tjetër ose të letrave me vlerë të reja veçanërisht i madh, është e dëshirueshme për të dërguar një letër të mbuluar me dokumentet. Si për të bërë atë, dhe se pika?

Lista e shtojcave

Më shpesh në workflow përfshirë faturat ose kontratave, dhe të ndryshme të marrëveshjeve të tjera për ta. Në këtë rast, vetëm duhet për të përshkruar në detaje se çfarë është në paketë, si urgjentisht gazeta duhet të dërgohen në dërguesit që marrësi ka të bëjë me ta, dhe kështu me radhë. D. rolin e një udhëzimi të tillë dhe kryen një letër të mbuluar në dokumente. Në të, për shembull, ju mund të specifikoni se një kopje e kontratës me vulat dhe nënshkrimet e personave të autorizuar duhet të dërgohen në dërguesit. Nëse produkti është bashkangjitur faturës, duhet theksuar se ajo duhet të paguhet brenda një periudhe të caktuar. Letrat e mbuluar zakonisht tregojnë listën e dokumenteve me një listë të aplikacioneve dhe destinacionet. Lista duhet të numërohen, që pas pranimit mund të kontrollohet menjëherë për plotësinë. Kjo ndodh gjithashtu se letra mbuluar dokumenteve tregon se ato përmbajnë, për shembull, të ndryshuar kontratën për prodhimin dhe ndarë transferimin e të drejtave të autorit, por në fakt dërguesi harron të bashkëngjitni këto letra me vlerë. Kjo është arsyeja pse në përgatitjen e nevojshme për të pajtuar dhe menjëherë të raportojë gabim të palës tjetër.

Si për të formuluar një letër të mbuluar në dokumentet?

Më shpesh përdoret për këtë qëllim një model të veçantë. Letër mostër Cover për dokumentet mund të gjendet direkt në Word, OpenOffice apo çfarëdo të zgjedhjes suaj. do të ketë vetëm për të futur të dhënat tuaja, të përcaktojë marrësit dhe dërguesit - dhe dërgimin gati. Letra mbuluar me dokumentet pa ndonjë problem, ju mund të bëni tuaj. forma konsiderohet e mirë për të ju falënderoj për bashkëpunimin tuaj në paragrafin e parë. Së dyti, ju mund të specifikoni se "X Organizata Y drejton kompaninë këto dokumente" (i ndjekur nga lista), dhe "kërkohet të nënshkruajnë dhe të dërguar në adresën e", "të trajtohet si konfidencial", "rregulluar, nëse është e nevojshme," ... E gjitha varet nga situata specifike . Por etikë profesionale të biznesit përfshin rregulla të qarta dhe transparente të lojës. Kontraktori juaj nuk duhet të duhet të pyes veten se çfarë të bëjë me prodhimin e letrës, në qoftë se ato përmbajnë versionin përfundimtar apo mundësitë për diskutim. Çdo gjë duhet të jetë në të zezë dhe të bardhë.

dizajn grafik

Një letër të mbuluar është zakonisht dokumentet e para Ajo bie në sy të palës tjetër. Ajo nuk duhet të jetë e gjatë dhe e gjatë. Mjafton të tregojnë për një faqe të vetme që është pjesë e një sërë dokumentesh që dërguesi duke u kërkuar atyre për të bërë dhe për sa kohë, si dhe adresën e plotë të dërguesit. Është e këshillueshme për të parë për atë që marrësi i saktë ka qenë i thirrur, për të mos përmendur faktin se një gabim në një çështje të tillë delikate, si marrëdhënies së biznesit, ajo mund të jetë shumë e shtrenjtë. Është e papranueshme për të dërguar një letër të mbuluar në një palë tjetër të dokumenteve të destinuara për një tjetër. Është e dëshirueshme për të hartuar atë në letër me kokë, nënshkruar dhe e vulosur, ndërsa kërkesa e fundit është fakultative. Nuk ia vlen pala probleme si leximi një mesazh të gjatë me shkronja të vogla. Prandaj, një letër të mbuluar duhet të jetë e shkruar në më konciz, i lexueshëm dhe i saktë.