Procesit të biznesit - çfarë është kjo? Design, simulimi, optimizimin e proceseve të biznesit

Metodat moderne të menaxhimit të kompanisë janë gjithnjë hua teknikat e huaja dhe teknologjive. Dhe jo për shkak se është në modë, por për shkak se ai është i përshtatshëm dhe efikas. Një nga këto metoda thyen të gjitha punët rutinë në komponentët fillore dhe më pas përshkruan në detaje secila mori një proces të biznesit. Ajo merr shumë kohë, por skemë konkludohet lejon të gjeni dhe të dobëta dhe përgjegjësi tepër të fryrë dhe detyrat e qartë. Pasi shpenzimet e menaxhimit të kohës mund të delegojë disa nga përgjegjësitë e saj poshtë shkallë, duke çliruar vetes kohë për planifikim strategjik.

Jeta sipas planit

Një tjetër gjë është se stafi i kompanive shpesh nuk e kuptojnë rëndësinë e kësaj procedure dhe mirëpret gatishmërinë e menaxhmentit për të identifikuar proceset kyçe të biznesit. Megjithatë, gjithnjë e më shumë ne duhet të kuptojmë modelimin dhe përshkrimin e veprimeve elementare të çdo njësie, dhe madje edhe të punësuar. Edhe më keq, në qoftë se gjendja e kompanisë nuk janë punonjës të cilët janë duke studiuar proceset e biznesit të kompanisë. Ata vazhdimisht për diçka ata kërkojnë, hutuar dhe ndryshe të ndërhyjnë me zbatimin e përgjegjësive të drejtpërdrejta funksionale të të gjithë personelit. Çfarë duhet të bëni?

Le të fillojmë nga larg. Çdo mëngjes, para se shumica prej nesh një detyrë - për të ardhur në punë. Për zgjidhjet e saj të suksesshëm duhet kohë për të zgjoheni, të marrë së bashku dhe të zhvillohet në një transport (nëse ajo është një makinë personale apo një makinë metro). Tjetra, çdo komponent mund të ndahen në procedura më të vogla: në mënyrë që të zgjoheni në kohë, ju mund të vendosni një alarm, dhe ju mund të pyesni dikë për të zgjoheni ju lart, etj Pavarësisht rezultatit metodës vendim (zgjimit në kohë) është arritur ... Por çohu, tarifat dhe mënyra për të punuar metodologjitë zgjidhje të ndryshme dhe rezultati përfundimtar. Në fakt, kemi ardhur me përkufizimin e parë.

Për atë që është e gjitha që ju duhet

Pra, procesi i biznesit - një sekuencë të veçantë e veprimeve të thjeshta që transformojnë burimet në një produkt të dobishëm fund. Në shembullin tonë të jetës, janë tre procese të ndryshme, secila prej të cilave kërkon informacion vet input dhe pas disa manipulimit çon në rezultatin e dëshiruar. Shko tek kompanisë. Pavarësisht nga biznesin tuaj në çdo kompani puna përcaktohet nga marrëdhëniet profesional të punonjësve: transmetimin e informacionit, përcaktimin e nevojës për produktin, analiza e prodhimit dhe burimeve, etj Dhe kjo është e rëndësishme të theksohet se të gjitha më lart ka një vlerë vetëm nëse tre kushtet ..:

- Information dhënë interesuar në punonjës të saj;

- kjo është bërë në kohën e duhur;

- forma në të cilën është paraqitur informacioni, është mjaft e thjeshtë dhe e drejtpërdrejtë.

Për të përmbledhur më sipër, mund të thuhet se procesi i biznesit - është rrjedha e informacionit, duke iu përgjigjur tri pyetje: çfarë, ku dhe kur. Kjo është për shkak se puna është kryer pa probleme dhe në mënyrë të vazhdueshme, është e nevojshme për të përcaktuar komponentët e tij. Në këtë rast nuk do të ketë dyfishim i detyrave, mungesa e artistit apo joproduktive.

Kur një proces të biznesit të përcaktuara në mënyrë të qartë, çdo punonjës pushon të jetë e domosdoshme. Mos harroni se shumë herë është dashur të presin, kur do të ketë një spital (ose kthehen nga pushimet) disa nga kolegët e tij; në mungesë tuaj në telefon thjesht nuk ndalet kumbues, dhe të gjithë është duke u përpjekur të kuptoj se çfarë dhe si ju jeni duke bërë. Dhe në qoftë se ju i përgjigjeni kërkesës për udhëzim dhe bëri një përshkrim mjaft të detajuar të proceseve të biznesit, ju mund të pirë e të ngrënë dhe të qetë dhe relaksohuni, dhe nganjëherë vetëm për drekë ...

Duke u kthyer në përkufizimet gjuhës formale, ne do të argumentojnë se përshkrimi i proceseve të biznesit, kompania e vë këto qëllime:

• të kuptojnë strukturën e përgjithshme të organizatës dhe për të përcaktuar dinamikën e zhvillimit të saj;
• të identifikuar sfidat dhe mundësitë për tejkalimin e tyre aktuale;
• vendosë të qartë për të gjithë pjesëmarrësit (zhvilluesve, përdoruesve, klientët, etj ...) qëllimet dhe objektivat e sistemit;
• formulojë kërkesat për software të nevojshme.

Sigurisht, në vetvete, përshkrimi i proceseve të biznesit është e pa interes. Por këtu është për reengineering - detyrë parësore. Vetëm duke kuptuar strukturën e marrëdhënieve, dhe mënyrën rrjedh informacioni, ne mund të flasim për perbrenda ngarkesën semantik e të dy ndërmarrjeve dhe ndarjet e saj individuale. Por riorganizimi duhet të kryhet në mënyrë që të arrihen disa objektiva: për të përmirësuar cilësinë e shërbimit të klientit; uljen e kostos; duke siguruar liri më të madhe në vendimet e interpretuesit (reduktimin e kushteve të kryerjes së punëve) dhe kështu me radhë. d.

Klasifikimi i thjeshtë

Më shpesh, nevoja për të përshkruar proceset e biznesit informacionit shfaqet në ndërmarrjet me strukturën funksionale të orientuar. Fakti që synimet dhe objektivat e departamenteve të ndryshme mund të bien ndesh me njëra-tjetrën. Kjo do të çojë jo vetëm në një reduktim të rentabilitetit të kompanisë, por edhe për humbjen e saj të konkurrencës.

Qasja moderne të menaxhimit është gjithnjë një proces në natyrë. E gjithë puna është konsideruar si një grup të veçantë të proceseve (secila prej të cilave përbëhet nga një ose disa operacione elementare). Për të formalizuar dhe të standardizohet qasjen e miratuar nga kategori procese të tilla (klasifikimi zhvillohet në lidhje me vlerën e shtuar të produktit):

• themelore - ato përmes të cilave kompania merr të ardhura: prodhimit, marketingut, furnizimit;
• kontrollit - ato që përcaktojnë qëllimet dhe objektivat e departamenteve dhe interpretues të veçanta;
• mbështetje - ato që ofrojnë burimet e prodhimit, por kjo nuk do të shtojë vlerë në produktin përfundimtar: përgatitja dhe përzgjedhja e personelit, mbështetje financiare, mbrojtje ligjore, etj ...

Përveç atyre pavarësinë përmendur tashmë të faktorit njerëzor dhe përshtatjen thjeshtuar e punëtorëve të rinj, përshkrimi i proceseve të biznesit e bën të mundur për të menaxhuar në mënyrë efektive shpenzimet operative të kompanisë.

pronat

Tani bëhet e qartë se shoqëria administruese nuk duhet vetëm të identifikojë rrjedh informacioni lidhur me këtë, por në mënyrë të qartë të përshkruar të gjitha aktivitetet. Që ne tashmë e dimë se procesi i biznesit - është pjesë e punës së përgjithshme, duke kaluar nga një person në tjetrin (brenda njësisë tuaj funksionale ose jo - nuk ka rëndësi), pastaj të kalojnë në faktin se çdo gjë në botë mund të jetë i unifikuar. Një aktivitet profesional - edhe më shumë.

Pavarësisht fushëveprimit të çdo procesi të biznesit mund të përshkruhet me të njëjtat karakteristika.

- Interface - ky është fillimi dhe fundi i një operacioni të thjeshtë.

- Pronari - një punonjës i kompanisë, i cili jo vetëm që ka burimet e nevojshme për të punuar me të, por gjithashtu planifikon, analizon, menaxhon procesin; dhe më e rëndësishmja - ajo është përgjegjëse për rezultatin.

- Login - mesazh informacioni i marrë në asnjë formë e pranuar në ndërmarrje, që përcakton nevojën për informim dhe duke shënuar fillimin e procesit.

- Exit - informacion ose materializuar pjesë e produktit që është konsumuar jashtme për klientin artistit.

- Artist - stafi i kompanisë, të angazhuar në të njëjtin proces.

- Resources - materiali ose i Aktivizimi i cili nuk ndryshon gjatë operacionit (dhe vetëm shërben për të transformuar të dhënat e hyrjes në produktin përfundimtar).

- Kontrolli i cilësisë - Industria ose treguesit e brendshme (bërë nga Kompania për Menaxhimin e) për të përcaktuar efikasitetin e punës.

Përzgjedhja e detyrueshme e proceseve elementare

Sigurisht, jo çdo kompani duhet të jetë përshkrimi i proceseve të biznesit. Megjithatë, ka një numër të rasteve që nuk bëjnë pa se lodhshme. Cilat janë kryesore:

• Aktiviteti i ndërmarrjes është i automatizuar. Në këtë rast, procesi i biznesit diagrami përkthen nevojat e konsumatorëve në programues gjuhë të thjeshtë.
• Përmirësimi i aktiviteteve të kompanisë. Jo vetëm modernizimi i pajisjeve dhe teknologjive për të ndihmuar në përmirësimin e produktit përfundimtar; optimizimin e proceseve të biznesit ofron një mundësi për të identifikuar pikat e forta dhe të dobëta të punës dhe të marrin zgjidhje të përshtatshme të kontrollit.
• Organizata Certifikimi për standardet ndërkombëtare (ISO). Krijuar njëjtë për të gjithë punonjësit e sistemit të kontrollit të cilësisë.

Si të paraqesë një përshkrim të klientit

Modelimi i proceseve të biznesit kërkon një përshkrim të çdo send. Si për të bërë atë painlessly për organizatën? Tri metoda kryesore të miratuara në praktikën botërore: teksti, grafike dhe të sheshtë.

Përshkrimi Teksti përfshin të gjithë progresit në një sekuencë të thjeshtë dhe të kuptueshme. Forma dhe përmbajtja mund të jetë ose i lirë (në qoftë se ju nuk kanë zhvilluar ende standardet ndërkombëtare ose të industrisë) dhe rregulluar dokumentet. Për shembull: Departamenti i Shitjes transmeton dokumentacionit kontabël për periudhën në departamentin e planifikimit; punonjësit e departamentit të planifikimit për të kryer punën analitike për të përcaktuar shpërndarjen dhe dinamikën e nevojës për të bërë ndryshime në prodhim; rezultati i departamentit të planifikimit është transmetuar në departamentin e marketingut, ku analiza e shkaqeve të rritjes (rënie) Shitjet dhe m. d.

Grafike procesit të biznesit diagram lejon që të parashikoj rezultatet e punës analitike. Nuk ka nevojë të kujtojmë se perceptimi vizual i informacionit në mënyrë më efektive. Prandaj, të gjitha llojet e Listat dhe diagramet na mundësojnë të shpejt të kuptuar se çfarë po ndodh dhe për të gjetur zgjidhjen e duhur.

Në rastet kur detyra kryesore e reformimit të aktiviteteve - optimizimin e proceseve të biznesit, është e nevojshme që të përdorin një formë tabelare për të përshkruar ato. Me atë më të lehtë për të kuptuar sekuencën e hapave dhe drejtimin e rrjedhjes së informacionit. Lloji i pjatë përmban jo vetëm një përshkrim të funksionit të njësive të rregullta, por edhe grafikët e dokumenteve hyrëse dhe dalëse, titulli (mund të specifikohet si një njësi e tërë, dhe punonjësi individual) dhe kështu me radhë. D.

Si për të përshkruar procesin e biznesit

Kjo nuk është e mjaftueshme për të kryer analizën e proceseve të biznesit. Gjëja më e rëndësishme në këtë rast është e saktë, por në të njëjtën kohë dhe lehtësinë e përshkrimit. Për të filluar për të artikuluar emrin e një procesi të vetëm. Kjo do të ndihmojë për të kuptuar karakteristikat e saj, performancën dhe logjikën në zinxhirin e përgjithshëm të veprimtarive prodhuese.

Pastaj ju duhet të specifikojë se cilat informata të dhëna të nevojshme për ekzekutimin e duhur të detyrës, si dhe listën e ofrimit të burimeve. Sekuenca e regjistruar e operacioneve të thjeshta, të cilat procesi nuk do të humbasë dhe të mos harroni asgjë.

Modelimi i proceseve të biznesit nuk mund të bëjë pa të pronarit procesin dhe monitorimin e sistemit të saj të zbatimit. Për këtë qëllim, duhet të theksohet në përshkrimin e kushteve standarde të performancës së punës dhe listën e dokumenteve që janë dërguar në linkun e mëposhtëm. Nëse ju lehtësuar përshkrimin duhet të duket si ky: "... pas analizës së shitjes për periudhën departamenti i planifikimit punonjësi mbush formularin e përcaktuar (tabelë), e cila transmeton të departamentit të marketingut ..."

Një skemë të thjeshtuar e përshkrimit të proceseve të prodhimit

Në përpilimin përshkrimet më shpesh të punësuarit janë të ballafaquar me faktin se nuk e di se si për të komunikuar me gojë përmbajtjen e punës së tyre. Për proceset e biznesit të sistemit ishte e qartë dhe të strukturuar, ju mund të krijoni një memo. Ajo pasqyrohet pyetjet që kanë nevojë për të dhënë një përgjigje të qartë dhe të detajuar sa më shumë të jetë e mundur. Pra, çfarë janë pyetjet?

• Çfarë? Ai përshkruan se bërë në mënyrë specifike në këtë operacion.
• Pse? Transmeton objektiv operacion.
• Kur? Ajo përcakton që fillon ekzekutimin.
• Kush? Ajo i referohet artistëve të veçanta.
• Si? Ajo liston burimet e nevojshme.

Zhvillimi Procesi i biznesit tregon se ju mund të përdorni të gjitha mënyrat për të përshkruar. Kështu, ju merrni skemën më të detajuar të punës. mishërim grafik do të zbulojë marrëdhëniet e njësive funksionale, dhe një tavolinë tekst, dhe të japë përmbajtjen e çdo operacioni. Për fat të keq, automatizimi i proceseve të biznesit nuk është e mundur pa këtë punë paraprake kohë-konsumojnë.

Si për të mbledhur informacion

Në praktikë është e njohur shumë mënyra se si për të marrë informacionin e nevojshëm. Së pari ne kemi nevojë për të analizuar dokumentet rregullatore që qeverisin punonjësve të kompanisë. Atëherë duhet të bëjë intervista personale me çdo kryesit e drejtpërdrejtë, në mënyrë për të përshkruar përmbajtjen e punës së tij. Më tej, të përsosin dhe sqaruar çështjet e diskutueshme, konsulentët, analistët duhet të përdorin të monitoruar zbatimin e proceseve të biznesit.

Nëse një qasje gjithëpërfshirëse për zgjidhjen e problemit, procesi i biznesit automatizimi nuk duket ushtrimin në mënyrë të lodhshme dhe e kotë.

grupi i punës

E megjithatë, në qoftë se detyra kryesore e kompanisë - procesit të biznesit automatizimin, dhe për të tërhequr konsultime të jashtme të menaxhimit kompania nuk ka ndërmend të, domosdoshmërisht ngre pyetjen: "Ku të fillojë?" Hapi i parë është një grup pune prej punonjësve të kompanisë. Është e dëshirueshme që anëtarët e grupit të punës kanë shkëlqyer aftësitë analitike dhe aftësinë për të dëgjuar. Në fakt, siç u përmend tashmë, shumica e punës është për të kryer intervista personale me Proceset e biznesit interpretues.

Tjetra, ju duhet të bëni një pasqyrë reale të funksionimit të sistemit. Si për modernizimin e punës së ndërmarrjeve dhe për të sjellë fitim të flas për ristrukturimit të përsosur ka të ngjarë të ndodhë. Prandaj është e nevojshme për të rregulluar sistemin dhe drejtimin e rrjedhjes së informacionit në fillim të optimization.

Çfarë është në përshkrimin

Për të shmangur konfuzionin dhe paqartësi në përshkrimin e proceseve të biznesit, ekspertët rekomandojnë përdorimin e procesit hartave. Ky dokumente të standardizuara që lejojnë të bashkonte të gjitha veprimet pavarësisht sferës së ndikimit të artistit dhe kompleksitetin e operacioneve të përshkruara.

Çdo përshkrim mund të ndahet në komponentët e mëposhtëm:

• Procesi forme e bashkuar (zakonisht një tabelë);
• Harta procesit të biznesit (mund të paraqitet në çdo formë - Përshkrimi tekst, një grafik ose tabelë);
• Rrugët (flukset hyrëse dhe dalëse të informacionit, burimeve dhe financave);
• matricat e proceseve të ndryshme të biznesit (Tabela bashkëveprimit në mes të proceseve të ndryshme që i mundëson të ndajë flukset fillore dhe të mesme dhe operacionet);
• diagrami (diagrami i një procesi të punës);
• përshkrim të detajuar tekstual;
• dokumentimin (krijimin e dokumenteve konfirmuar ekzekutimin proces);
• identifikuar treguesit e një procesi të biznesit (kryerjen e kërkimit dhe treguesve, të cilat mund të kontrollohet jo vetëm përparim, por edhe cilësi);
• Rregulloret (me fjalë të tjera, përshkrimi i punës).

treguesit

Siç është theksuar në mënyrë të përsëritur se, çdo proces duhet të jetë diçka matet. Është e nevojshme para së gjithash për të vlerësuar efikasitetin e të gjithë ndërmarrjes. Më shpesh, ekspertët rekomandojnë për të provuar proceset e biznesit në katër faktorë: koha, kosto, cilësi dhe sasi.

Por modelet e procesit të biznesit janë dinamike dhe të ndryshme. Pra, kjo shpesh nuk është e mjaftueshme për të vlerësuar vetëm shpejtësinë e ekzekutimit të punës; ju duhet të marrë parasysh kushtet e punës, dhe infrastrukturën e ndërmarrjeve. Përveç kësaj, pothuajse të gjithë industria nuk mund të ekzistojë pa furnizuesit, financës, logjistikës dhe partnerët. Kjo është edhe tregues të matshëm.

Dhe, natyrisht, ne nuk duhet të harrojmë për media dhe faktorin njerëzor. Sa më i madh niveli i trajnimit, më pak kohë ajo do të marrë për të rishikuar udhëzimet dhe të hyjnë në informacionin.

Në zemër të më të madhe të parimeve të analizave strukturore dhe dizajn (SADT - Structured Analiza dhe teknikë Design) metodologjinë e modelimit është hedhur tashmë, si dhe disa gjuhë algorithmic. Ju mund të flasim për ekzistencën e disa modele thelbësore proceset e biznesit analiza:

- Business Process Modeling - në fakt, modelimit - zbulon aspektin funksional të ekzistencës kompanisë.

- Puna Flow Modeling - përshkruan menu dhe është i ngjashëm me vizatim flowcharts.

- Data Flow Modelimi - ndryshe nga ai i mëparshmi, përshkruan një rrjedhë e të dhënave (informacionit); Ajo është projektuar për të prodhuar një sekuencë e veprimeve.

Cikli Shewhart, Deming

Proceset kryesore të biznesit (1C ju lejon për të ndarë ata nga lista e përgjithshme) është e rekomanduar për të përshkruar në një dokument të veçantë të quajtur "Rregullat e punës së prodhimit." E gjithë kjo është më pak e rëndësishme në natyrë ose përbëhet nga një numër i vogël i operacioneve të thjeshta, zakonisht të përshkruara në përshkrimet e punës.

Në hartimin e rregullave duhet të marrë parasysh kushtet e ciklit të përmirësimit të vazhdueshëm të kompanisë (model Shewhart-Deming). Dispozitat e tij argumentojnë se optimizimin dhe përmirësimin - një proces të pafund. Dmth i përbërë nga vendime të tilla administrative tashmë kanë menaxhimin e një rreth vicioz: planifikimi, ekzekutimi, kontrollit, rregullim.

Në hartimin e rregullores duhet të marrë parasysh parimet që sigurojnë model të pajtueshmërisë Shewhart-Deming:

1. Llogaritja e objektivave për periudhën e ardhshme.
2. Analiza e dinamikës së devijimeve dhe dokumentacionit të shkaqeve të pretenduara.
3. Përcaktimi i veprimeve korrigjuese dhe analizuar efikasitetin e tyre.

Zhvillimi i modelit duhet të jetë në përputhje me rregullat e biznesit. Siç pranohet përgjithësisht rregullat në favor të bazës normative-juridike të shtetit në të cilin operon kompania. Modeli i dytë është baza për politikën e korporatave të kompanisë.

Zbatimi i një sistem të menaxhimit të cilësisë, ju duhet të kujdeset për zhvillimin dhe harmonizimin e proceseve të biznesit. Siç është cekur më herët në këtë artikull - nuk është gjithmonë stafi i kompanisë e kupton rëndësinë e modernizimit filluar. Sjellja për çdo punonjës rëndësinë e krijimit të një modeli efektiv të proceseve të biznesit - detyrën e menaxhmentit të lartë.

Sepse është i mirë-krijuar dhe sistem të mirë-projektuar, jo vetëm do të thjeshtojë duke u tani në përputhje me standardet ndërkombëtare të cilësisë ISO 9001: 2008, por edhe të përmirësojë ndjeshëm efikasitetin e çdo punonjësi.

Të dy këta faktorë çojnë kompaninë për të rritur konkurrencën e tregut, e cila, nga ana tjetër, ka një efekt pozitiv edhe për investitorët dhe klientët.