Gama e rasteve. Urdhri i formimit

Të gjitha dokumentet pas ekzekutimit të tyre, duhet të grupohen në rastin. Termi "biznes" në përputhje me Enjoy 51141-98 është që të kuptohet një dokument të vetëm ose grup i dokumenteve, të cilat kanë të bëjnë me një drejtim të veçantë të organizimit dhe të vendosura në një dosje nën mbulesë të veçantë. Për formimin e të saktë, ruajtjen dhe regjistrimin e rasteve në çdo organizatë duhet çdo vit (duke marrë parasysh ndryshimet në mjedisin e jashtëm dhe të brendshëm) komponent Punëve të Nomenklaturës, e cila është thelbësore për një kërkim të shpejtë të dokumenteve.

Kur formuar punët e çdo njësi duhet të udhëhiqet nga kërkesat e sistemit të unifikuar shtetëror të mbajtjes së shënimeve. Dispozitat kryesore janë përcaktuar në Enjoy 51141-98, dokumentet kryesore të Departamentit arkivat e Qeverisë ruse, udhëzimet arkivit organet, listat e materialeve dokumentare. Është e domosdoshme që të jenë në përputhje me kushtet e ruajtjes së dokumenteve dhe dosjeve. Nëse një organizatë me një strukturë komplekse dhe shumë funksione në secilin departament dhe në të gjithë organizatën zbatojnë parimet uniforme e organizimit të dokumenteve, formimi dhe rastet e indeksimit. Prandaj stafi i Departamentit të Çështjeve Nomenklatura, cilësisë së shërbimit, ndonjë tjetër njësi strukturore ose organizata duhet të formohet duke marrë parasysh kërkesat e dokumenteve normative.

Në hapin e parë është që të identifikohen çështjet dhe kategoritë e dokumenteve, të cilat duhet të përfshijnë rastet njësi Nomenklatura apo organizatë. Ne duhet të vazhdojë nga nevoja për të mbuluar të gjithë shumën e dokumentacionit si për të krijuar dhe për të marrë. Kur e shihni pyetje të reja që nuk mbulohen nga nomenklaturën, është e nevojshme për të bërë shtesa. Çështjeve formë Nomenklatura duhet të lejojë azhurnoj me kohë atë. Prandaj, kur Çështjeve indeksimit duhet të ofrojë mundësinë e indekseve të reja dhe të përjashtojë të zëvendësojë indekset e caktuar më parë tashmë formuar lëndë. Kalimi i biznesit papërfunduar kryer mbi të varg vitit të ardhshëm nga ruajtjen e numrit origjinal.

Titulli i çdo rast duhet të jetë i qartë dhe të zbulohet plotësisht përbërjen e rastit dhe përmbajtjen e dokumenteve që janë vendosur në këtë dosje. Në një dosje duhet të specifikohet indeksi dhe jetën shelfin e rastit. Konsolidimi i rasteve kryhet në bazë të nominale, për shembull, urdhërat, protokollet, udhëzime dhe kështu me radhë. Rastet mund të konfigurohet në mënyrë të detajuar, për shembull, korrespondenca me një gazetar të caktuar, korrespondencë për furnizimin e lëndëve të para, korrespondencë me gazetarët, të kombinuara në baza territoriale, dhe kështu me radhë.

Kur dokumentet grupimi duhet të i kushtoj vëmendje për kushtet e ruajtjes së tyre. Nuk mund të kombinohen në një rast dokumentet e magazinimit të përkohshëm dhe të përhershëm ose periudha të ndryshme magazinimit. Nuk lejohet që të përfshijë në projekt-marrëveshje, dokumentet e parëndësishme ose kopjet options shumëzuar. Në formimin e punëve duhet të kontrollohen në prani të të gjithë nënshkrimeve dokumentit dhe pastrimin e duhur.

Çështjeve indeksimit dhe radha e prioritetit duhet të bëhet në mënyrë të rëndësisë. I pari përshkruan dokumentet më të rëndësishme (urdhrat, rregullore apo të tjera dokumente administrative). Nomenklatura e punëve duhet të përmbajnë indekse dhe titujt e punëve, termat dhe kushtet e magazinimit, urdhër për evakuim. Gama e rasteve të miratuara nga rendit të vendosur në organizatë dhe të rënë dakord me oficer e Arkivit të Shtetit të rajonit. Në fund të vitit në nomenklaturën lëshuar dhënat e fundit që tregon numrin e rasteve të cilat janë hapur gjatë vitit në secilën kategori. Paraqitjen e rasteve të arkivimin përhershme ose asgjësimin e rasteve të magazinimit të përkohshëm (në maturim) është kryer në bazë të vendosur nga Udhëzimi për zyre-punës të së drejtës organizatës.