Rregullat e korrespondencën e biznesit me e-mail. Letër biznesit: mostër. Si të dërgoni një e-mail

Gjatë dhjetë viteve të fundit, korrespondencë biznesi me e-mail ka fituar popullaritet të madh dhe u bë një nga metodat kryesore të komunikimit të biznesit. Sot është e vështirë për të gjetur një person i cili do të në praktikë komunikimi ndërpersonale nuk do të përdorë e-mail. Pavarësisht nga kjo, shumë njerëz sot janë të pyesin se si për të dërguar një e-mail në mënyrë që të gjitha rregullat janë ndjekur? Si me ndihmën e letrave kompetente formojnë marrësit një përshtypje të mirë në lidhje me dërguesit?

Ky artikull përshkruan rregullat e korrespondencën e biznesit me e-mail, dhe këshilla praktike të parashikuar në këtë nen për të ndihmuar të mësuar komunikimin e duhur të biznesit në përgatitjen e e-mail.

Shumë fillojë ditën e tyre të punës vetëm për të kontrolluar kuti postare për mesazhe të reja. Por, për fat të keq, pavarësisht përhapjen e kësaj metode të shkëmbimit të informacionit, shumë njerëz nuk e dinë se si të përdorin siç duhet gjuhën e korrespondencën e biznesit, duke marrë e-mail për një mënyrë joformale për të komunikuar.

Për shkak të shpejtësisë së dërgimit të email që lehtëson shkëmbimin e dokumenteve të rëndësishme zyrtare, forma, aplikimet, por këtu njerëzit bëjnë gabime kur të dërguar postë elektronike. Shumë shpesh ndodh që në përgatitjen e një shkëmbimi e-mail me ndonjë fotografi të adresuarit për ndonjë arsye nuk përbëjnë ese shoqëruese dhe nuk përshtaten temë, i cili mund të komplikojë punën e marrësit. Qëllimi i këtij neni, për t'iu përgjigjur pyetjes: Si të dërgoni një e-mail, dhe të zbatojnë të gjitha rregullat e biznesit shkruar komunikimit me anë të e-mail?

Në hartimin e email duhet të plotësohet në të gjitha fushat

Rregullat e korrespondencën e biznesit me email kërkojnë dërguesin për të plotësoni të gjitha fushat e parashikuara në email, të tilla si adresën dhe emrin e marrësit dhe dërguesit. Ajo duhet domosdoshmërisht të përshkruhet si një temë që përshkruan shkurtimisht thelbin e letrës së dërguar për të. Shumë shpesh e përshkruar si duhet nga tema fati i dërgoi letra dhe shpejtësinë për të zgjidhur problemin e përcaktuar në to. Email biznesit duhet të fillojë me një përshëndetje - kjo shprehje e thjeshtë e respektit për marrësit është shumë e rëndësishme për të gjithë korrespondencën. Pas përshëndetje duhet të pasohet nga teksti, e cila quhet "trupi i letrës," dhe në fund lënë një nënshkrim, për shembull, "Të fala, Brice Peter Ivanovich."

Përshëndetje në korrespondencën e biznesit

Në këtë moment ne duhet të theksoj më tej fokusin e saj, si një gjest i respektit është shumë i rëndësishëm në çdo aspekt të komunikimit të biznesit. fraza Optimal përshëndetje është "Mirëmëngjes" ose "Përshëndetje." Business korrespondenca nga kufijtë e dërguesit e-mail në përdorimin e frazës "Mirëdita" apo "Mirëmëngjesi", si marrësi mund të lexoni letrën kohë pas marrjes së tij. Ajo gjithashtu nuk është i saktë për t'u përdorur në përshëndetje shprehjet gjuhës së folur të përdorura në bisedë të rastit.

Pas fjalëve të mirëpritur ose frazat duhet të bëhen për të marrësit me emrin dhe atësia, si në qoftë se emri i dërguesit është i panjohur, kjo pikë mund të kapërcehen. Pas fjalës përshëndetëse mund të lëvizin për në prezantimin e objektivit letër.

Attachments në korrespondencën e biznesit me e-mail

Nëse qëllimi kryesor i të shkruarit nuk është vetëm shkruar historinë dhe prezantimin e lëndës, por edhe administrimin e dosjes, është mirë që të rrinë për të dërguar objekte në vendin e parë. Shpesh ndodh që shumë transportuesit, për shkak të pakujdesisë, duke theksuar thelbin e pyetjes në tekstin e letrës, harroni të bashkëngjitni investimet e nevojshme. Kjo neglizhencë mund të ndikojë negativisht në reputacionin e biznesit të biznesit të dërguesit.

E-mail duhet të jetë i njohur dhe konciz

korrespondencën e biznesit nga rregullat e-mail kërkojnë dërguesin që të ketë një të njohur Emri e-mail, të cilat duhet të mbajnë informacionin e duhur në lidhje me emrin e dërguesit. Shumë konciz dhe nuk duken pa kuptim, letra dhe ankesa zyrtare, kur adresa elektronike treguara shprehjet joformale ose fjalë, për shembull, e-mail «limon_petya». Ajo duket shumë e padenjë për një të rritur. Për biznesin korrespondenca është më e mirë për të krijuar një adresë të veçantë email dhe respektimin e rregullit të korrespondencën e biznesit me email.

Përdorimi i funksionit të shpejtë Përgjigju (Response) në reagimin e parë ka marrë letra

Përgjigju funksioni ose Response (në formë të shkurtuar ajo duket si :) Re ndihmon përdoruesit për një mënyrë të shpejtë për t'iu përgjigjur të dërguar më parë që të dërguesit të mesazhit. Ky funksion ka edhe një aplikim universal për të lexuar bisedën e mëparshme me personin në një temë të caktuar. Por rregullat e korrespondencën e biznesit nga e-mail kërkojnë dërguesin për të riemërtoni temën e shkrimit të biznesit, qoftë në kohën e diskutimit korrespondencës janë ndryshuar.

Para se të dërgoni një letër të biznesit duhet të proofreading për drejtshkrim dhe shenjat e pikësimit

E-mail e bën të lehtë për të shkëmbyer informacion, por korrespondencën e biznesit nuk duhet lënë pas dore rregullat e gjuhës ruse, si pranoi gabim i pakujdesshëm mund të ndikojë në besueshmërinë e dërguesit. Para se të dërgoni një email, ju duhet të shihni tekstin disa herë dhe tërësisht kontrolloni për ofograficheskih dhe pikësimit gabime. Shumë klientë e-mail të ketë një funksion spell check, kështu që ju duhet të paguani vëmendje fjalët e nënvizuar me të kuqe. Nëse në dyshim të drejtshkrim korrekt, ju duhet të kërkoni ndihmë nga Interneti ose të kontrolloni gabimet ortografike përdorur drejtshkrim dictionary.

fushë adresuari duhet të plotësohet në kthesën e fundit

Për të shmangur dërgimin e letrave të papërfunduara apo të pabotuar të adresën destinacionit të një letre të biznesit duhet të përfundojë në nick të kohës para se të dërgonte. Ky rregull është përfshirë edhe në bazat e korrespondencën e biznesit me E-mail. Ndodh që kur të plotësojë fushat e Destinacionit e-mail për të ofruar një listë të përdorur më parë nga marrësi, ajo gjithashtu duhet të theksoj fokusin e tyre në mënyrë që të mos gabimisht dërguar një letër të biznesit të hartuar nga i adresuari.

Strukturimin e një letër biznesit

Rregullat strukturimin tekst të zbatohet jo vetëm në letër, por edhe me rregullat e korrespondencën e biznesit me E-mail. Kjo nuk është gjithmonë i përshtatshëm për marrësi lexuar sasi të mëdha të mesazheve tekst në ekran. Për të lehtësuar këtë pikë duhet të jetë për të thyer teksti për të formuar logjikisht paragrafët vogla dhe për të shmangur duke shkruar letra e biznesit propozime të sofistikuara tekst. Gjatësia optimal i një fjali të vetme në një letër të biznesit duhet të jetë jo më shumë se pesëmbëdhjetë fjalë.

Thelbi i një letre të biznesit duhet të sigurohet në bazë të meritave

Përveç kësaj teme të një letër të biznesit, një marrësi duhet të interesojnë dhe formuluar në mënyrë të qartë e parë dhe fjalinë e dytë të tekstit të trupit. Detyra e dërguesit është që të paraqesë në fillim të shkrimit problemin apo çështjen në të cilën ai i drejtohet për të marrësit. Në fjalinë e parë, ajo duhet të caktohet qëllimi i së cilës është dërguar në një letër biznesit. Shembull: "Ne Ju njoftojmë se kushtet e përgjegjësisë sipas kontratës №45 e 02.01.2017," Për vendosjen e materialeve pjesa më e madhe ", vjen në një fund. Për të zgjatur kontratën, ju duhet të paraqesë një paketë të dytë të dokumenteve. " Në sajë të marrësit të caktuar të synuar është në gjendje për të kuptuar idenë kryesore të një letër biznesit. Nëse letra janë text shumë e madhe, është më mirë për të dobi objektin e bashkëngjitur një funksion të investimeve në formën e një dokument tekst, por me një kuti teksti duhet të lihet me ese shoqërues që ndriçon një letër biznesit. Shembull: "Unë po ju dërgoj ju për të futur një kopje elektronike të letrës së" Mac-operacion ". Ju lutem informoni vendimin tuaj për zgjatjen e kontratës №45 of 01.02.2017, "Për vendosjen e materialeve pjesa më e madhe", në një letër të afatit. "

Për çdo email të biznesit duhet të përgjigjet

Ka shembuj negative të korrespondencën e biznesit, marrësi injoron letrën e biznesit, për çfarëdo arsye. Ndonjëherë ajo në fakt mund të ketë raste kur përgjigja nuk mund të jepet për shkak të situatave të caktuara, për shembull, zgjidhja termi e problemit mund të marrë disa ditë ose përfituesi është në të menduarit dhe nuk mund menjëherë të përgjigjen pyetjes. Në këtë rast, një koment të shkurtër për këtë çështje, për shembull, "Hello, Peter Ivanovich duhet të jepet. Unë kam marrë letrën tuaj, por sot e gjejnë të vështirë të përgjigjem, sepse unë duhet të konsultohen me eprorët. Unë do të raportojë çështjen tuaj për të drejtorit të përgjithshëm të kompanisë sonë dhe do të japë një përgjigje zyrtare deri në fund të javës. I juaji sinqerisht, Sales Manager Belov Ivan Gennadevich. "

Ia vlen të kujtohet se në qoftë se nuk ka përgjigje jepet brenda tri ditëve të punës, fakti se heshtja e letrës së biznesit marrësit mund të vlerësohet si neglizhenca ose refuzimin për të komunikuar me dërguesit.

Në hartimin letrën e përgjigjes duhet të përgjigjen të gjitha pyetjeve të ngritura

Në qoftë se letra i drejtohet një marrësi do të vënë në dyshim karakterin, gjatë hartimit të letër duhet të ofrojë përgjigje në pyetjet për prioritizimin, e cila është e pranishme në tekstin rezulton të letrës së biznesit. Nëse pyetje janë pyetur, dërguesi pret të marrë përgjigje specifike. Në hartimin përgjigjet letër ju nuk duhet të numërohen, ju vetëm duhet për të shprehur mendimet në rregull. Për t'iu përgjigjur të gjitha këto pyetje, ju së pari duhet të ri-lexuar disa herë ka marrë një letër të biznesit, dhe në qoftë se shumë pyetje, ajo është e mirë për të shkruar ato veç e veç, për të shmangur humbur. Nëse ju nuk mund të japin një përgjigje për disa nga këto pyetje, është e nevojshme të theksohet se në këtë moment, për çfarëdo arsye, përgjigja nuk mund të jepet.

A nuk abuzojnë me akronime, dizajn emocionale dhe germa

Ka shembuj negative të korrespondencën e biznesit, ku ajo është e holluar senders, duke përdorur shenja joformale në formën e buzëqesh. Përdorimi i tyre është popullor në rrjetet sociale, por rregullat korrespondencën e biznesit nuk e mirëpresin tregon të tilla të emocioneve, sepse marrësi nuk mund të di vlerën e tyre të vërtetë, dhe të pranojë ato si të pakuptueshme atij një sërë gabimeve pikësimit.

Është gjithashtu me vlerë të heqin dorë shkruar tekstin në shkronja të mëdha. Në internet një grup i fjalëve të shkruara me shkronja të mëdha quhet "bërtasin fraza" dhe fraza të tilla shpesh kryejnë një ngjyrë negative. Marrësi kur lexoni letrën elektronike të biznesit mund të konsiderohet si një font negative që do të jetë e dëmshme për perceptimin e kuptimit. Në rast se një letër biznesit është e nevojshme për të theksuar rëndësinë e një pikë, e bëjnë përdorimin më të mirë të frazat hyrëse, për shembull, "Ju lutem vini re që ju duhet për të siguruar një paketë të dokumenteve për zgjatjen e kontratës jo më vonë se 10/02/2017 vit," ose "Ju lutem vini re se dokumentet vazhdimi i kontratës duhet të dorëzohet para 10.02.2017 vit ".

Nuk është e nevojshme për të transmetuar informatat e ndjeshme me e-mail

Për të transmetuar informacion personal ose konfidencial është më e mirë për të braktisur llogari PE, pasi ekziston një rrezik i përgjimit nga hakerat informacionit të përdorur për qëllimet e tyre. Një informacion i tillë mund të përfshijë: numrat e telefonit, fjalëkalimet e kartave të kreditit, llogaritë bankare personale, etj Është e rëndësishme të mbani mend se informacioni është i ruajtur në agjent mail server dhe në rastin e thatë mund të jetë vjedhur ...

Letra duhet domosdoshmërisht të jetë nënshkrimi i dërguesit

Siç u përmend më herët, çdo email dërguar duhet të përmbajë nënshkrimin konkretizuar. Shpesh inbox zhvilluesve të futur bllok nënshkrimit, në të cilën ju mund të shkruani të dhënat tuaja në pozicionin, emri dhe kontakt numri i telefonit. Më pas, njësia automatikisht do të shfaqet në fund të çdo email, i cili do të thjeshtojë e shtypur. Është e rëndësishme për të krijuar një nënshkrim që marrësi ishte në gjendje të përgjigjen me letrën e adresën e saktë të dërguesit. Një shembull i një nënshkrim mund të duket si ky: "Sinqerisht, kreu i shitjeve Petrov Nikolai Aleksandrovich, 79810000000."

Nxjerrjen e konkluzioneve, duhet theksuar se në mënyrë që të kuptojnë se si për të kryer korrespondencë biznesi me e-mail, nuk është e nevojshme për të zhvilluar elemente shtesë dhe komplekse. Ajo duhet vetëm të rrinë në rregullat themelore të mirësjelljes dhe të respektojë rregullat e gjuhës ruse.