Dokumentimi i proceseve gjatë zbatimit të një qasje proces në sektorin e shërbimeve

Me futjen e qasjes procesit një nga fazat është për të dokumentuar proceset. Kjo është një nga piketa për zbatimin, dhe në realitet ajo është një proces shumë i gjatë dhe i mundimshëm që kërkon shumë kohë dhe përpjekje. Në çdo organizatë, një numër i madh i proceseve dhe shumë prej tyre janë shumë të paqarta. Ky funksion proceset e ndryshme në organizatat e sektorit të shërbimeve.

E konsiderojnë përshkrimin dhe dokumentimin e proceseve të shërbimit në shembullin e një kompani konsulente e specializuar në fushën e menaxhimit të cilësisë dhe analiza statistikore.

Për përshkrimin dhe dokumentimin e procesit përgatitjeje mund të përdorin mjete të ndryshme: marrëdhëniet hartës, e flowchart, një diagram rrjedhës, procesi hartat një orar të rrjetit , etj

Para se të filloni gjetjen e një detajuara Listat proces rrjedhës, shpesh kanë nevojë për të krijuar një tablo më të përgjithshme të i cili është i përfshirë në këtë proces dhe se si ata ndërveprojnë me njëri-tjetrin dhe me botën e jashtme. Kjo është veçanërisht e rëndësishme kur një numër i madh i pjesëmarrësve të përfshirë në këtë proces. Dhe në këtë rast, mund të jetë shumë e vështirë për të organizuar hapat individuale të procesit. Hartimi ndërlidhjen card - hapi i parë në këtë punë.

Për të përcaktuar ndërveprim duhet të kuptojnë qartë procesin. Për procesin e sigurimit të shërbimeve këshilluese kompani e specializuar në fushën e menaxhimit të cilësisë dhe analizat statistikore të sekuencës së veprimeve është si vijon:

1) Konsumatori vendos një urdhër për një projekt në departamentin konsulente, duke siguruar dhënat që i posedon;

2) Departamenti Consulting dërgon rendin dhe informacionin në fushën e marketingut dhe planifikimit të departamentit;

3) marketingut dhe planifikimit Departamenti analizon të dhënat dhe të kërkojë informacionin e nevojshëm nga furnizuesi, dhe më pas zhvillon një plan projekt dhe ia dërgon atë për të klientit për miratim dhe më pas në departamentin e ekspertit;

4) Ekspert të ndara në bazë të të dhënave të marra dhe zhvillon plan plan urbanistik draftin që është miratuar në klientit;

5) miratimi i shtrirjes është bërë në një projekt të përfunduar (departamenti ekspert) dhe dërgohet në departamentin e cilësisë për të vlerësuar përputhshmërinë;

6) departamenti cilësia dërgon përfunduar departamentin konsulente e projektit;

7) departamenti Advisory siguron projektin për të klientit, e cila vlerëson cilësinë e shërbimeve të kryera;

8) Projekti përfunduar është kthyer për rishikim nëse është e nevojshme.

Kështu, procesi i konsultimit kompani e specializuar në menaxhimin e cilësisë dhe analiza statistikore është plotësisht në përputhje cikli PDCA [3].

Për të ndërtuar hartat marrëdhëniet e nevojshme për të përcaktuar inputet dhe rezultatet e procesit. Në këtë rast, inputet janë: konsumatorët, punonjësit, burimet e informacionit, software, infrastrukturë, pajisje zyre, metodat dhe teknikat, teknologjitë e reja. Për rezultatet - gati të cilësisë së shërbimit (dizajn, konsultime, etj) shpenzimet.

Faza tjetër e ndërtimit të hartës marrëdhënie është për të përcaktuar aktorët: Konsumatorët, departamentet dhe punonjësit individualë, furnizuesit, dmth të gjithë ata që marrin pjesë në ose ndikim mbi të.

Për të përcaktuar pjesëmarrësit në procesin e ofrimit të shërbimeve të nevojshme për të analizuar të gjitha departamentet e kompanisë, burime, furnizuesit e dhe të zgjidhni një të përshtatshme për pjesëmarrje në proces. Kështu, janë identifikuar aktorët e mëposhtme: klientët, duke u konsultuar departamenti, marketing dhe departamentit të planifikimit, ofruesit e informacionit, departamenti këshillues, Departamenti i Cilësisë.

Pas krijimit përbërjen e pjesëmarrësve të mundshëm në proces për të përcaktuar llojin e ndërveprimit midis tyre. Për ta bërë këtë, i vendosur sistemin shigjetë.

Marrëdhëniet Harta e ndërtuar mbi bazën e sa më sipër.

Pra, në bazë të të gjitha më lart, ne mund të konkludojmë se procesi - ekzekutimin e një sekuencë të funksioneve (punës, operacioneve), që kanë për qëllim krijimin e një rezultat që ka vlerë për konsumatorin.

Proceset duhet të jetë:

- të vazhdueshme, të qëndrueshme, të dokumentuara,

- që synon krijimin e rezultatit që ka vlerë për konsumatorin,

- të kontrolluar, që është, me kusht pikë, metodat dhe mjetet e kontrollit,

- rregulluar racionale për të parandaluar "kthimin" ose operacionet e tepërta dhe joefikase - janë të pajisur me kanale të transmetimit informacion dhe kështu me radhë.

Duke folur për rolin e qasjes procesit për të sistemit të menaxhimit të cilësisë, duhet të theksohet se roli i proceseve në çdo sistem është mjaft i madh. Që SMC është subjekt i menaxhimit - kompania duhet të kontrollojë të gjitha proceset që lidhen me të.