Gjurmë Sekret menaxhimit: Organizimi dhe menaxhimi rregullat

Nga tani e tutje, të dhënat sekret mbajtja - jo vetëm e drejta e autoriteteve publike. Dokumentet vulosur sekret sot ka pothuajse çdo organizatë të madhe komerciale. Në këtë artikull ju do të mësojnë të gjithë në lidhje me sjelljen e duhur të dokumenteve sekrete.

Nocioni i fshehtësisë në dokumentet

Çdo aktivitet të punës, në një mënyrë ose në një tjetër lidhur me dokumentet sekrete ose konfidenciale, gjithmonë e mban një shumë të vështirësive, problemeve dhe rreziqeve. Cila është arsyeja? Ka shumë arsye, ndër të cilat kryesori është paaftësia banale për të punuar me kompetencë me letra, veshur fshehtësinë.

Për një fillim ajo do të jetë e nevojshme për të përcaktuar se të gjitha është një mister. Misteri ka disa kuptime. Duhet të marrë parasysh përkufizimin më të zakonshme, koncepti duhet të interpretohet si një lloj të informacionit që është në dispozicion vetëm për një numër të kufizuar të fytyrës. Misteri nuk është që të zbulohet, duhet të mbahen sekret. Si rregull, misteri shpejti ishte e humbur, dhe informacioni i vënë në dispozicion për një numër të madh të njerëzve. Prandaj, organizimi i procedurave të fshehta bëhet i panevojshëm.

fshehtësi

Në këtë moment, fshehtësia ka disa lloje themelore. Në qoftë se ne po flasim për një punë të fshehtë zyre, një mënyrë apo tjetër të lidhur me punët e shtetit, të gjitha dokumentet janë të ndarë në tri lloje kryesore:

• rëndësi të veçantë;
• Top Secret;
• përdorim zyrtar.

Ky klasifikim është caktuar me ligj të veçantë Federal i 21 korrikut, 1993 "Për gjendjen. Secrets". Çfarë është secili prej grabitqarëve më lart?

Klasifikuar si "një rëndësie të veçantë" paraqet shkallën më të lartë të fshehtësisë. Natyrisht, një status i tillë mund të merrni larg nga çdo dokument. Për shembull, dëme të mëdha për shtetin apo ndonjë grup njerëzish mund të zbatohet në rastin e hapjes të veçantë rëndësinë e qafës. Kjo është arsyeja pse mbrojtja nga ky lloj të dokumenteve përkatëse.

Të klasifikuara si "Top Sekret" është caktuar edhe për dokumentet që përmbajnë një lloj të sekretit shtetëror. rregullore të rreptë kur kanë të bëjnë me këtë lloj të dokumenteve në këtë rast është vulë.

Stampuar "përdorim zyrtar" nuk japin dokumente të sigurisë së lartë, megjithatë, rëndë kufizon përdorimin e tyre. Ky lloj shkresa sekrete instaluar, zakonisht në strukturat komerciale.

Urdhri i klasifikimit

Procedura për klasifikimin e të gjithë i Ligjit gjithashtu krijon një shtet. sekret të quajtur më lart. Sipas këtij dokumenti, në mënyrë të fshehtë, në varësi të shtetit, mund të përfshijnë:

• Informacion në lidhje me sferën ushtarake;
• informacion në lidhje me ekonomi, inxhinieri ose shkenca;
• në lidhje me politikën e jashtme apo sferat ekonomike të informacionit;
• informacion në lidhje me kundërzbulimin, operacional dhe veprimtarinë hetimore të politikës anti-terroriste, dhe kështu me radhë. d.

Si dokumentet që duhet të mbahen sekret? Gjëja kryesore për të theksohet është prania e ekspertëve të autorizuar posaçërisht. Individët me të veçanta të punës ekspertizë për të zhvilluar ruajtjen e sigurt të letrave me vlerë të caktuar. Ajo zgjedh klasifikimin më të përshtatshme të sigurisë, në përputhje me të cilën ka punë e mëtejshme. Në fakt, sekreti mbajtja e të dhënave - një sferë e madhe me të punësuarit dhe menaxherët e saj.

Parimi përcaktimi sistemi i sekretit

Për përcaktimin e më kompetent shkalla e privatësisë duhet të jetë periodikisht aplikuar parime të veçanta. Diskutimi në vijim fokusohet në përcaktimin e një mister në dokumentet - në parimet e sistemit. Çfarë është ajo?

Tipari kryesor i qasjes së sistemit - vëmendje të veçantë për problemin e klasifikuar si një e tërë. Funksioni i saj kryesor është për të mbajtur dy tendenca reciprokisht ndikojnë: nga njëra anë, për të parandaluar përhapjen e informatave të rëndësishme; nga ana tjetër - për të shmangur klasifikimin masive dhe problemeve pasuese.

Si ka mbajtur sekretin e zyrës? Ka dy mekanizma kryesore: zmadhim dhe shfaqje e sekretit. Zmadhim ngushton ndjeshëm mundësinë për të shkëmbyer informacionin e nevojshëm, reduktimi dobëson procesin.

parimet e tjera

Cilat parime dhe rregullat e procedurës sekrete të tjera mund të dallohen? Përveç sistemeve, ia vlen të përmendet edhe objektiviteti. Çfarë është pika? Nëse ju jepni një përshkrim të shkurtër, atëherë kjo tingëllon si vijon: kur kanë të bëjnë me dokumente sekrete nuk mund të udhëhiqet nga të gjitha llojet e pikëpamjeve subjektive dhe supozimet. Nuk duhet të jetë një grup të caktuar të rregullave, sipas të cilit, dhe do të zhvillohen të gjitha masat e nevojshme.

Parimi i optimization - është një tjetër element thelbësor i zyrës sekrete. Synimi i saj kryesor është se shumë pak të dhëna në dokumentet e klasifikuara - është zgjidhja më e mirë dhe optimale. informacion të tepërta do të shqetësojnë vetëm nivelin e nevojshëm të sigurisë.

Parimi periodik inspektimit është monitorimi i vazhdueshëm i dokumenteve sekrete.

Për disa ndryshime në dokumentet sekrete

Siç është përmendur tashmë, shkalla e fshehtësisë së një dokumenti përcaktohet në bazë të një listë të veçantë të të dhënave. Pas klasifikimit të dokumenteve , do të klasifikohen dhe të dërgohet në ruajtje. A është e mundur për të bërë ndryshime në këto dokumente?

Udhëzime punës sekret zyre, e cila përfshin Ligjin federal mbi shtetin. sekret, fixes një numër të situatave objektive dhe rrethanave nën të cilat dokumente janë në shkallë të ndryshme, subjekt i rishikimit. Duhet të theksohet, megjithatë, se afati i fundit për deklasifikimin ose ndryshimit dokumente nuk duhet të kalojë 30 vjet. Exception - vendimi i një komisioni të posaçëm ndërdikasterial. Siç është rasti me një klasifikimi, të punojnë për të hequr ose reduktuar fshehtësia bërë special i autorizuar nga grupi i personave.

Shkatërrimi i dokumenteve konfidenciale

Vendimi për shkatërrimin e një dokumenti sekret varet fshehtësisë imponuar mbi të. Nëse qafën me një shenjë të një rëndësie të veçantë ose sekret ndonjë pyetje përsëri zgjidh komision ndërdikasterial. Në qoftë se kjo është një sekret tregtar, dokumentet sekrete të një njësie ekonomike, është e nevojshme që të mbledhë një komision të veçantë të ekspertëve dhe drejtuesve. Ajo do të adresojë çështjet organizative dhe të menaxhimit duhet të japin leje.

Procesi shkatërrimi zhvillohet, zakonisht i përbërë nga tre ose më shumë persona. Paper shkatërruar me ndihmën e makinave të veçanta - letër konvertimin makina. Duhet të mbajnë një shenjë në format e regjistrimit, përcakton dokumentacionin e kontabilitetit. Ajo duhet gjithashtu të theksohet se shkatërrimi i dokumenteve konfidenciale duhet të bëhet paralelisht me heqjen e inventarit të brendshëm.

Rregullat e zyrës private

Diskutimi në vijim fokusohet në dokumentet sekrete të kompanive apo subjekteve të tjera tregtare. Kur punon me dokumente sekrete të duhet të marrin në konsideratë disa rregulla themelore dhe kërkesat. Vlen për të nxjerrë në pah pikat më të rëndësishme:

• ju duhet të përputhen me kontroll të rreptë mbi qasjen e personave të paautorizuar në dokumentet. Ne po flasim për stafin. Kështu, siguria duhet të vendoset nëpërmjet një roje të sigurisë apo shërbim.
• Është e nevojshme për të përcaktuar me saktësi personat kanë të drejtë për të punuar me dokumente sekrete. Prandaj, ata duhet të japin, dhe kompetenca të veçanta.
• një udhëzim të qartë (memo) për të punuar me dokumente sekrete duhet të zhvillohen. E gjithë puna më tej duhet të organizohet në pajtim të plotë me të.
• Me punonjësit duhet të merret marrëveshje moszbulimi e sekreteve tregtare dhe industriale.
• Ajo duhet të jetë një stimulime të përhershme financiare për personat që kanë të drejtë për qasje në dokumente të klasifikuara. Në veçanti, çdo person punë zyre fshehtë duhet të jetë nën udhëheqjen personale të kontrollit.

Kjo është e gjitha rregullat themelore që duhet të ndiqen kur kanë të bëjnë me dokumente konfidenciale ose sekrete.

Detyrat e ekspertëve në dokumente sekrete

Detyrat e punonjësve të cilët kanë qasje në menaxhimin e të dhënat të fshehtë, në çdo kompani të ndryshme. Në çdo rast, nuk ka asnjë gjë të tillë si udhëzime standarde për të punuar me dokumente të klasifikuara. Megjithatë, është ende e mundur të identifikohen pikat më të zakonshme dhe të zakonshme që duhet të mbahet mend çdo punonjës që merret me letrat sekrete. Në veçanti, ne po flasim për faktin se:

• Punonjësi është personalisht përgjegjës për magazinimin, ruajtjen apo ndryshimin e dokumenteve.
• Punonjësi duhet të jetë vigjilent, të përgjegjshëm dhe të vëmendshëm. Çdo përpjekje nga persona të paautorizuar për të hyrë në dokumentacion duhet të ndalet menjëherë.
• Punonjësi duhet të dinë dhe të jenë në përputhje me udhëzimet se si të punojnë me dokumente sekrete.

Përveç kësaj, ju duhet të nxjerrë në pah faktin se eksperti është e ndaluar për të bërë. Këto përfshijnë:

• Postime nga çdo persona të paautorizuar të informacionit të klasifikuar;
• heqjen, transportit ose të modifikojë dokumentet pa dijeninë e menaxhimit;
• njohja me dokumentet për çështjet të cilat nuk bien nën juridiksionin e të punësuarit;
• shkatërrimin e dokumenteve pa dijeninë e menaxhimit.

Paraqitja e dokumenteve sekrete

Ajo duhet të rezultojë në informacione më të përgjithshme rreth asaj që duhet të duken si kopertinën e dokumenteve sekrete. Pothuajse çdo departament sekret menaxhimin e lëndëve konsolidon rregullat e mëposhtme:

• e sipërme të drejtë qoshe - klasifikimit të sigurisë;
• AFC - Numri inventar;
• kanë dokumente vulosur sekretit të përsosur duhet të jetë vija e kuqe nga këndin e sipërm të djathtë;
• fletët duhet të numërohen dhe sewn fije.

Natyrisht, ka shumë kërkesa të tjera për këtë lloj të letrave me vlerë. Megjithatë, momentet e përmendura më sipër kanë të bëjnë me pothuajse çdo formë të dokumenteve sekrete.